Archive for 30 septiembre 2010

Cómo hacer más cosas en menos tiempo (mientras te diviertes trabajando)

30/09/2010

En el blog Freelance Folder nos dan una serie de consejos para aumentar nuestra productividad y además te diviertas mientras trabajas:

1. Organiza las tareas por importancia.

2. Organizar las tareas en función de lo divertidas que sean y poner las mejores cuando más cansados estamos o después de las tareas duras.

3. Organizar las tareas en función de cuáles nos las más rentables, haciendo primero estas y bajando.

4. Agrupar las tareas similares para ahorrar tiempo.

¿Vosotros cómo os organizáis?

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Seguridad en la oficina móvil

28/09/2010

Muchos de los clientes de Yorespondo trabajan desde lugares que no son sus propias oficinas, sino desde cualquier lugar con conexión a Internet. En Muy Pymes nos hacen una serie de recomendaciones para trabajar seguros dentro y fuera de nuestros lugares de trabajo habituales:

1. Tener instalado un sistema antivirus para que los ordenadores estén a salvo.

2. Hacer backup de los datos de los ordenadores y teléfonos con regularidad.

3. Utiliza contraseñas y cifrados para proteger los datos de dentro de los aparatos por si se os pierden u os los roban para que no puedan acceder a la información fundamental.

4. Comprueba tus tarjetas USB y tus tarjetas de memoria para que no tengan malware.

Cómo pedir disculpas a los clientes (y que estos las acepten)

27/09/2010

Hoy queríamos compartir con vosotros un interesante artículo de Emprendedores en el que la revista nos explica cómo pedir disculpas en el mundo de la empresa, a clientes, a tu jefe o incluso a trabajadores. Estas son las pautas:

  1. Cuida el tiempo, que no pase demasiado desde que te das cuenta de tu error hasta que presentas las disculpas.
  2. Habla siempre en primera persona, para que tu interlocutor se dé cuenta de que estás asumiendo tus responsabilidades.
  3. Que sea una disculpa específica, explicando en qué crees que te has equivocado.
  4. Sin excusas externas, asumiendo tu responsabilidad y sin paños calientes.
  5. Explica por qué ha ocurrido y qué harás para que no vuelva a suceder
  6. Corrige y compensa.

Tipos de malos clientes (y II)

24/09/2010

Ayer hablábamos de los tipos de malos clientes y cómo evitarlos. Hoy queríamos compartir con vosotros otros cinco tipos de malos clientes de los que nuestras empresas deberían huir según Freelance Folder (y nosotros):

6. El cliente demasiado disponible: este caso es el contrario del que no está disponible en absoluto, y nos abruma con llamadas a todas horas, incesantemente, para conocer en todo momento el estado de nuestra tarea.

7. El amante del perfeccionismo: cuando cogemos un cliente, siempre intentamos hacerlo lo mejor posible, pero este tipo de cliente nunca se dará por satisfecho, no dejará de hacernos una última revisión, mandarnos un último pero, o un último matiz.

8. El que conoce a fondo tu sector y no para de contarte cosas sobre tus competidores, incluso información confidencial. Ten cuidado con este cliente porque igual que a ti te cuenta los secretos de los otros, también puede contarles a otros tus secretos.

9. El que se escaquea para pagar: es el más temido porque siempre tiene una excusa preparada para no pagar.

10. El que siempre encuentra un precio más bajo y así te lo hace saber. A no ser que estés dispuesto a bajar tus tarifas, lo mejor que puedes hacer es decirle que se vaya a la competencia o explicarle

Tipos de malos clientes (I)

23/09/2010

En todas las empresas, existen buenos y malos clientes. Hoy queremos compartir con vosotros la primera parte una divertida lista de Freelance Folder en la que nos explican cuáles son los malos clientes y cómo evitarlos. Veamos:

1. El amante de las muestras gratis. Da igual cuánto te esfuerces en tu “muestra” (ya sea un trabajo bosquejado o un producto) porque va a intentar irse sin pagar con la excusa de la prueba. Remíteles a tu portafolio donde tengas muestras de trabajos anteriores.

2. El aparentemente indeciso. Este te solicitará un presupuesto inicial que probablemente tú le hagas más barato de lo habitual y cuando te contrate, empezará a añadir tareas que no había pedido al principio intentando que el presupuesto no cambie

3. El que no sabe lo que quiere. Le identificarás porque te dice “lo sabré cuando lo vea”. Es muy difícil acertar con lo que quiere a no ser que tengas poderes de telépata.

4. Los que buscan voluntarios que realicen su trabajo. Te contratan pero no te dicen lo que te van a pagar ni cuándo.

5. Los desaparecidos. Aquellos que están en el momento de contratarte pero desaparecen a continuación. Es imposible localizarles para preguntarles y simplemente dejas de buscarlos cuando pasan varios meses. Un buen día, sin embargo, salen de la nada y te preguntan por su proyecto.

La manera de evitar a estos cinco tipos de malos clientes es  haciendo una investigación previa entre otras personas que hayan trabajado para ellos o dentro de su mismo sector, a empresas de la competencia. Una pequeña búsqueda te puede ahorrar algún disgusto.

El elemento fundamental de las propuestas

22/09/2010

Cuando un cliente potencial pide una propuesta de presupuesto y servicios a una empresa, normalmente incluimos en ella un precio estimado y cuáles son los servicios a los que tendrá derecho su empresa en función de distintos rangos. Lo que olvidamos en ocasiones es uno de los elementos fundamentales: una fecha de caducidad para nuestras propuestas a los nuevos clientes.

La fecha de caducidad de la propuesta tiene varias razones de ser, como por ejemplo que desde el momento en el que se elabora hasta, por ejemplo, dos meses después, has ido ganando experiencia en tu campo lo que ha revalorizado tus servicios. También es posible que desde que lanzas la propuesta hasta que se acepte pasen varios meses y tus tarifas hayan cambiado durante ese tiempo.

Una fecha de caducidad, además, puede ayudar a agilizar la decisión por parte del cliente ya que debe dar su respuesta antes de que finalice el plazo.

Bastaría añadir al final de la propuesta una fecha de caducidad para que el cliente potencial sepa cuándo finaliza la oferta que le has realizado y sepa a qué atenerse.

Cómo documentar reuniones

21/09/2010

En el blog de Sage se han hecho la pregunta de si merece o no la pena documentar reuniones. Más allá de si el tiempo dedicado a documentarlas es tiempo productivo, nosotros queremos preocuparnos sobre cuál es la manera más eficiente de hacerlo, ya que puede ser necesario volver sobre lo hablado en una reunión una vez fuera de la misma.

En el blog de Sage nos recomiendan que encomendemos la tarea de documentar una reunión a un responsable para que no se diluya la tarea entre todos los participantes. También sirve tener un “esquema previo” de los temas a tratar durante la reunión para focalizar en lo importante y no dispersarse.

Hay que intentar recopilar toda la información importante para hacer un resumen al finalizar la reunión y poder consultar cualquier decisión que se haya tomado o para recordar los planes trazados. Si es posible, lo ideal es conseguir adjuntar documentación posible.

¿Por qué se quedan atascados los proyectos de emprendedores?

20/09/2010

Al comienzo de un proyecto todo son buenas intenciones, pero es inevitable llegar a un punto en el que hay cierto “atasco”, en el que parece que no avanza. Es fundamental detectar estos momentos y atajarlos para que duren lo menos posible y poder seguir adelante con nuestros planes. Estos son algunos de los motivos:

1. El emprendedor se carga con más trabajo del que puede realizar. En este caso, la solución es clara y pasa por delegar en otros parte de las tareas.

2. Has aceptado un trabajo con unas habilidades que no tienes (al menos para realizar en su totalidad). En ocasiones subcontratar a especialistas a los que derivar parte del trabajo que haya que realizar es un acierto, con la posibilidad de incorporar nuevos servicios a nuestra cartera.

3. No tienes suficiente información para continuar. Continúa con el proyecto hasta donde puedas con la información disponible y pídele al cliente los datos que necesites. Explícale que retrasar la entrega de esa información retrasará también el plazo de entrega de tu tarea.

Seis maneras de organizar tu tiempo al teléfono

17/09/2010

Aunque en Yorespondo nos ocupamos de recoger tus llamadas cuando no puedes ponerte, estamos seguros de que tú también notas que el tiempo que pasas al teléfono te resta tiempo para dedicarlo a otras actividades. Hoy queremos compartir seis trucos de Muy Pymes para que el tiempo telefónico no invada el tiempo productivo:

1) Pensar por adelantado qué temas queremos tratar en la llamada telefónica.

2) Decide cuánto tiempo tienes para hablar por teléfono e intenta cumplirlo.

3) Utiliza el manos libres si vas a pasar más de una hora al teléfono.

4) No llames para preguntar a otros si han recibido un correo electrónico.

5) Desconecta de vez en cuando el teléfono, sobre todo cuando necesites concentración.

6) Establece un horario para devolver las llamadas que has realizado a lo largo del día.

Las copias de seguridad, esa función fundamental en las empresas

16/09/2010

En ocasiones, en Yorespondo escuchamos de algún problema que es común a bastantes PYMES españolas y es que no todas cuentan con un sistema de copias de seguridad. Ante un robo de un ordenador, un incendio o una inundación de la oficina de trabajo, muchos de los datos guardados en los ordenadores se pierden.

Una copia de seguridad periódica puede ahorrarnos disgustos en el futuro, ya sea haciendo un duplicado periódico de los datos en un disco duro externo o contratando algún tipo de almacenamiento online para que todos los datos permanezcan en “la nube” en caso de que suceda cualquier imprevisto. El típico ejemplo de imprevisto en el que desaparecieron muchos datos fue cuando en Madrid se incendió el edificio Windsor con todos los ordenadores y archivadores llenos de datos en su interior. Un sistema de copias de seguridad o backup podría haber ahorrado disgustos a las empresas que estaban alojadas en él.

¿Vosotros tenéis algún sistema para evitar este tipo de incidencias?