Archive for the ‘Secretariado’ Category

Los miedos que te impiden lograr el éxito

19/01/2012

¿Te has planteado alguna vez por qué no consigues tener éxito en lo que te propones? Tanto si hablamos de éxito profesional (que es lo que la mayoría asocia con la palabra “éxito”), como si nos referimos a otros ámbitos, a veces te parece un imposible, ¿verdad?

Una de las razones más frecuentes de que no lo consigas es el miedo a fracasar, que hace que ni siquiera lo intentes; pero si indagamos un poquito más hay otras dos razones escondidas:

1) que no crees merecértelo

2) que tienes miedo, pero no al fracaso, no, sino al éxito.

Puede parecer absurdo tenerle miedo al éxito, si es lo que en realidad quieres, ¿no? Pero no hay nada de absurdo, de hecho, estas son las razones principales de que, en el fondo, te de miedo conseguir el éxito:Crees que si tienes éxito no vas a tener pareja, no vas a atraer a nadie. Asocias las mujeres exitosas con arpías egoístas y solas.

  1. Crees que tener éxito afectará a tu familia (y no para bien), eso si llegas a tener familia, porque tienes la idea de que las mujeres de éxito o no tienen hijos o se pasan el día esclavizadas y no tienen tiempo para verlos.
  2. Asumes que tener éxito significa tener dinero, y que en cuanto tengas más dinero te volverás una arpía sin corazón, porque ya “sabemos” que la gente con dinero es egoísta y mala.
  3. Piensas que si tienes éxito y hablas de tus logros la gente te rechazará. Van a pensar que eres una prepotente y no querrán tener nada que ver contigo. Resultado: te quedarás sola.
  4. Estás convencida de que para ganar y tener éxito alguien tiene perder, y a ti te gusta ayudar a los demás, no quieres pisotear a nadie, que es lo que crees que vas a tener que hacer.

Después de leer esto, ¿te extraña que no quieras tener éxito? Con estas creencias no es que no puedas, es que casi prefieres irte a vivir debajo de un puente. Pero vamos a ser realistas, y analizar un poco más:

  • Define qué es tener éxito para ti y en función de eso podrás decidir qué hacer a continuación. Porque a lo mejor lo que te da más miedo se corresponde a una definición de éxito que no es la tuya
  • Identifica tus prioridades. Si tienes claro qué es lo que verdaderamente te importa, te resultará más fácil tomar medidas para que esas prioridades no se vean muy afectadas. Quítate de la cabeza la imagen de la mujer de éxito sin hijos, si quieres tener hijos hazlo tu prioridad y modifica lo que necesites para conseguirlo. No te arrepentirás porque es tu prioridad. Si por el contrario prefieres centrarte en tu carrera, haz lo que sea necesario para conseguir lo que quieres. Pero, por favor, ten muy claras tus prioridades, que no pasen los años y te des cuenta de que has empleado tu tiempo y energía en cosas que, en realidad, no te importaban.
  • Algunas personas te rechazarán cuando consigas el éxito. Algunas personas te rechazarán si no consigues el éxito. Algunas personas te rechazarán. Esas personas no te importan, no merecen la pena. Céntrate en las que sí estarán ahí.
  • Una competencia sana no significa pisotear a nadie. Para llegar donde tú quieres habrá momentos en que otras personas estarán implicadas y tendréis que competir. ¿Cuál es el problema? Que asocias competir con pisotear y humillar al otro. Hay gente que lo hace, tú no tienes por qué hacerlo. Muchas personas han llegado donde están gracias a su trabajo y a sus propios méritos, sin necesidad de pisotear ni engañar. Esa puedes ser tú, tener éxito NO significa ser una mala persona.
  • Elimina la creencia de que el dinero es la raíz de todos los males. El dinero te hace más de lo que eres. Si eres mala, te volverás peor. Si eres generosa y te gusta dar, con más dinero darás más. Que te gusta vivir con comodidad, vivirás con más comodidades; que te gusta donar dinero a ONGs, donarás más dinero. Punto.

Cómo gestionar nuestro tiempo

10/11/2011

Desde bien pequeños se nos enseña la importancia de una buena organización y orden a la hora de abordar los diferentes ámbitos de nuestra vida. Si no sabemos dedicar el tiempo preciso a cada uno de nuestros quehaceres podemos vernos abocados al estrés, la ansiedad o incluso al fracaso.

Lo mismo ocurre en nuestras empresas. Son muchas las tareas a desarrollar y parece que el tiempo de disponemos para llevarlas a cabo siempre es insuficiente. Por ello es necesario tener en cuenta una regla que parece de sentido común, pero que muy a menudo olvidamos: necesitamos priorizar y dedicar más tiempo a aquellas tareas que nos acercan a nuestro objetivo empresarial. Pero, ¿cómo realizamos esta criba, entre lo más y lo menos importante, cuándo son cientos las tareas que nos avasallan?

La clave en la eficiencia de la gestión de nuestro tiempo consiste, paradójicamente, más en saber dónde queremos llegar con nuestros actos que en centrarnos en la cantidad de tareas que somos capaces de hacer en el tiempo con el que contamos.

Con este objetivo en mente las cinco reglas para una eficiente gestión de nuestro tiempo serían:

  1. ¿Qué es lo que queremos? ¿Cuál es nuestro propósito final? ¿Qué es importante para nosotros? Si no sabemos a dónde queremos llegar posiblemente ninguna de las acciones que emprendamos sean satisfactorias para nosotros, porque ninguna acabará por convencernos plenamente. Debemos pararnos a pensar y encontrar la respuesta a estas preguntas, siempre basándonos en nuestros deseos y aspiraciones.

 

  1. Hacer más con menos. Debemos priorizar las tareas que realmente nos llevan a nuestro propósito final, y descartar (o dejar en un segundo plano) aquellas que menos nos aportan. No trabajes duro, trabaja inteligente: Si nos sigue faltando el tiempo hay que volver a preguntarte qué es lo que queremos conseguir y qué tareas hacen falta eliminar para llegar a ello.

 

  1. Usar la mente a nuestro favor. Hay que fraccionar nuestro desafío en pequeñas tareas. Consiguiendo poco a poco las metas se reforzará nuestra autoestima y estaremos preparados para afrontar los siguientes pasos. Sin embargo, si somos demasiado ambiciosos y las tareas se amontonan, tenderemos a querer dejar de lado nuestro objetivo.

 

  1. Crear una espiral en movimiento. Con nuestro objetivo claro hacer las tareas necesarias para lograrlo nos hará sentir bien. No hacerlas, por el contrario, nos hará sentir mal y tendremos la sensación de que no estamos actuando de la manera más eficiente Así que una vez hayamos pasado a la acción las ganas de seguir adelante irán incrementando.

 

  1. Mantener el equilibrio. El descanso es necesario para poder mantener un buen rendimiento a largo plazo, tal y como hacen los deportistas de élite. Hay que saber parar a tiempo y cuando surja algún motivo de estrés alejarse de él momentáneamente, para poder resolverlo una vez estemos llenos de energía y con la mente más abierta.

Así pues, los principios para una buena planificación de nuestro tiempo incluyen la necesidad de definir nuestro objetivo empresarial, elegir las tareas que nos llevan a su consecución, fraccionar dichas tareas, pasar rápidamente a la acción y buscar el equilibrio entre trabajo y descanso.

Fuente: www.leaderbuilding.com

 

Excelencia en la atención telefónica

04/10/2011

En muy pocas ocasiones nos paramos a pensar o a evaluar la atención telefónica que se está dando a las personas que llaman a nuestra empresa, recibimos llamadas de nuestros clientes, proveedores, bancos, etc. y muchas veces la imagen que les estamos dando no es la más apropiada. En realidad, en un alto porcentaje de organizaciones (las pymes sobre todo) no se está actuando de una manera profesional al teléfono, en ocasiones la persona al cargo del teléfono no es profesional, no tiene la formación adecuada o simplemente no hay una persona responsable de la atención telefónica.

Deberíamos tener en cuenta que la persona que descuelga el teléfono está representando a nuestra empresa y que la imagen de la misma depende en gran medida de su respuesta, una mala atención puede hacer que un cliente nos etiquete o nos catalogue de una manera perjudicial para nosotros. En muchas ocasiones esa persona será el primer contacto que alguien externo tenga con nosotros y como ya se sabe… la primera impresión es la que cuenta, por ello es de capital importancia que seleccionemos, capacitemos y formemos a los responsables de la atención telefónica dándoles la relevancia y la importancia que requieren.

A continuación os damos 5 claves para que la atención telefónica sea de calidad son las siguientes.

  • Coger el teléfono: aunque parezca obvio, dejar sonar el teléfono sin que nadie lo coja da una muy mala impresión hacia la persona que intenta contactar con nosotros, llegando incluso a poder hacernos perder ventas o posibles clientes.
  • Formación: es muy importante que la persona responsable tenga la formación adecuada sobre la empresa, sus productos, los procedimientos, etc. ya que es muy negativo que titubee al contestar alguna pregunta, de información errónea o simplemente no sepa contestar lo que se le pregunta.
  • Llame usted más tarde: esta frase es importante desterrarla, o acompañarla de una información útil para el interlocutor, por ejemplo si llama preguntando por una persona que no está es importante informarle de cuándo puede volver a llamar para encontrarla, darle otro teléfono donde localizarle o avisarle de que se deja el recado y que tan pronto como sea posible se le devolverá la llamada.
  • Cuidar el lenguaje:  es importante que no usemos palabras o frases consideradas como negativas, reducir al máximo los noes, eliminar el no puedo, es imposible, etc. y darles la vuelta para expresarlas de una manera positiva. También hay que evitar las muletillas (vale, aha!), palabras coloquiales y los diminutivos, y por supuesto, como en todos los ámbitos de la vida mantener la educación saludando, despidiendo con fórmulas formales y, si no conocemos al interlocutor, siempre hablar de usted a no ser que nos digan lo contrario.
  • Actitud y voz son fundamentales: Aunque no nos veamos las caras y no exista el lenguaje no verbal, el estado de ánimo y la actitud se transmiten, por ello se debe contestar con entusiasmo, confianza en lo que se transmite y muy importante, de manera asertiva. Además la voz es clave, debe ser cálida, natural, agradable y clara, es decir una buena vocalización.

Servicios como el de Yo respondo dan una respuesta de calidad y profesional para todo tipo de empresa, ayudando a dar una imagen profesional del negocio 24 horas al día.

Todos necesitamos vacaciones

02/08/2011

vacaciones autonomos
Comienza agosto
, mes vacacional por excelencia, y en el artículo de hoy en nuestro blog de YoRespondo queremos dar la vuelta a la tortilla. Hoy no daremos consejos sobre determinadas aplicaciones, ni hablaremos sobre nuevas iniciativas empresariales o razones para usar algún elemento de la red en nuestra empresa. Hoy queremos promover las vacaciones y la desconexión de mentes de todos los empleados, en general, y de los autónomos y pequeñas empresas, en particular.

En multitud de playas, montañas y otros entornos veraniegos nos encontraremos imágenes de personas enganchadas al móvil, tecleando sin parar en el portátil o con documentos de trabajo entre las manos. Eso no son vacaciones, por mucho que suceda en la playa.

Vacaciones es desconexión, física y mental. Por nuestra propia salud, por el descanso, por nuestra felicidad y la de los nuestros. Sabemos que por la tipología de trabajo, por el modelo de negocio, por ser un proyecto reciente, en ocasiones, no se pueden tomar largos periodos vacacionales seguidos. Pero, ¿qué menos que una semana? No creemos que si una empresa se hunde sea debido a esa semana de descanso que tuvimos.

Aún así, por experiencia propia, sabemos que en ocasiones siempre tiene que haber alguien que atienda el negocio o por lo menos que responda a los clientes. Si no disponemos al menos de esto, no estaremos tranquilos en nuestras vacaciones pensando que estamos perdiendo o dejando de tener nuevos clientes.

Si somos una empresa con una dimensión tal que podemos establecer un sistema de turnos en vacaciones de tal modo que siempre haya alguien trabajando en la organización para resolver incidencias no hay problema.

Pero una startup, un pequeño comercio, micropyme o un autónomo no disponen de esta posibilidad. Muchos pueden ser de la opinión de que con un simple buzón de voz diciendo que estamos de vacaciones con un mensaje personalizado es suficiente. Es una opción (aunque creemos que no la más adecuada).

La experiencia con nuestros clientes en YoRespondo, es que el telesecretariado virtual es una solución perfecta, tanto para vacaciones, como para el resto del año.

– Una secretaria que se encargará de responder personalmente las llamadas de nuestros clientes, haciendo que no perdamos oportunidades y con un coste 10 veces menor.

– Nos dará una imagen de seriedad y profesionalidad.

– Trato correcto y atención óptima garantizada.

– Buzón personal al que podremos acceder en cualquier momento para ver las llamadas que hemos recibido.

En definitiva, lo que queremos transmitir con este artículo es que todos tenemos derecho a unas vacaciones. Nos merecemos un descanso.  Busquemos, por tanto, la fórmula que nos permita disfrutarlo.

Beneficios de las Reuniones Virtuales

21/07/2011

reunion virtual

Las nuevas tecnologías (TIC) y la globalización están posibilitando que en multitud de situaciones desaparezca o se suprima el lugar físico. Ya sea para temas personales o profesionales, la red nos ofrece infinidad de soluciones.

Ejemplo de ellas son las reuniones virtuales, que actualmente se realizan gracias al software de videoconferencia. Se puede organizar una reunión cara a cara en tan sólo unos minutos y eliminar la necesidad de desplazamiento. Podemos encontrar múltiples aplicaciones profesionales a la videoconferencia:

– Reuniones de Trabajo

– Reuniones de Negocios con clientes o proveedores

– Entrevistas de trabajo a candidatos

– Presentación de productos y propuestas a potenciales clientes

– Teletrabajo

– Seminarios y Cursos

Las ventajas son evidentes. Suprimimos costes, tanto de tiempo, como económicos. Generalmente pueden ser igual de efectivas que los “cara a cara”. Existen muchos tipos de reuniones en las que la presencia personal es perfectamente prescindible. Aunque hay que reconocer, que en ocasiones son preferibles las reuniones en vivo y en directo, sobretodo para acuerdos y decisiones importantes. Para éstas, siempre recomendaremos las reuniones presenciales.

¿Qué necesitamos? Evidentemente, conexión a Internet de banda ancha y un ordenador con cámara web (en la actualidad cualquier ordenador viene equipado con webcam y micrófono). El software o programa de videoconferencia utilizado habitualmente es Skype, con servicio especial para empresas en los que se prestan servicios adicionales como videollamadas grupales con hasta 10 participantes. Con estas prestaciones se implanta como solución integral de comunicaciones empresariales de voz y telepresencia.

Lo que tenemos claro desde YoRespondo es que Internet y las TIC nos ofrecerán cada vez soluciones más diversas y útiles. Fruto de ello surgen nuestros servicios de telesecretaria virtual, con la que cualquier profesional puede disponer de un servicio de secretaría a jornada completa por una cuota mínima al mes.

Jornada intensiva, ¿por qué sólo en verano?

15/07/2011

jornada intensivaCon la época estival, llega a muchas empresas la tan deseada jornada intensiva. Todas las tareas se llevan a cabo durante la mañana, dejando la tarde totalmente libre. A primera vista, todo son ventajas. Pero, ¿realmente es una opción adecuada y rentable para la empresa? En YoRespondo, vamos a analizar los principales beneficios e inconvenientes de esta práctica:

Ventajas

  • Gracias a la mejora en la conciliación personal y laboral de los empleados su motivación aumenta y, por tanto, se produce un incremento de la productividad. Las personas que piensan que trabajar un mayor número de horas implica obligatoriamente mayor rendimiento están equivocadas.
  • Eficacia y optimización del tiempo: un menor número de horas de trabajo obliga al trabajador a una mejor planificación y organización de sus horas, con un pleno aprovechamiento de su jornada.
  • Reducción de costes. Gastos que antes eran fijos se suprimen o disminuyen: agua, luz, guarda de seguridad, cheques de comida… En verano, además costes como la electricidad se elevan en un alto nivel debido a aire acondicionado, ventiladores…
  • Aumento del bienestar de los empleados, debido a la reducción del estrés, a la posibilidad de pasar más tiempo con su familia, una mayor desconexión del trabajo y la eliminación de descontentos. Unos profesionales más descansados desarrollarán sus tareas con mayor calidad que los más agobiados.
  • Disminuye el absentismo laboral, al no entrar en conflicto los intereses profesionales y personales, ya que el empleado tiene tiempo tiempo suficiente para atender compromisos fuera de la oficina.
Inconvenientes
  • En ocasiones, la práctica de este tipo de jornada es imposible debido a la tipología de negocio que obliga a ofrecer un horario amplio y completo.
  • Daño de la imagen de la pyme, autónomo o profesional. La no disponibilidad en horario de tarde puede llevar a perder algún cliente o venta, o incluso molestar a los actuales.
  • Normalmente hay que madrugar más. Esta jornada exige, normalmente, levantarnos antes (aunque al final compensa).
En definitiva, los efectos positivos contrarrestan con creces a los negativos. Una mayor calidad de vida para nuestros empleados que redundará en un aumento de su productividad e implicación. Sin duda, un beneficio recíproco. La opción de contratar servicios como el telesecretariado de YoRespondo mejorará muy positivamente nuestra imagen, ya que nos da la posibilidad de atender a nuestros clientes con un servicio profesional durante todo el día. En Europa, la extensión de esta jornada intensiva a todo el año es más frecuente y normal. El cambio de mentalidad en nuestro país es fundamental para seguir esta línea. Debemos cambiar el chip: más horas no significa mayor productividad.

Cualidades de la perfecta Secretaria Online

21/06/2011

cualidades secretaria
En la actualidad, las organizaciones deben ser conscientes de la importancia que adquiere el puesto de asistente o secretaria personal de los altos directivos u otros cargos que precisen de estos profesionales. La exigencia y requisitos para ocupar este puesto son más de los que normalmente pensamos. Habilidades organizativas, una correcta imagen y presencia, eficiencia en sus tareas diarias, discreción, conocimientos protocolarios, disponibilidad horaria… son sólo algunos de los requerimientos necesarios de esta profesión.

Debido al incremento en la demanda de servicios de telesecretariado como los que presta YoRespondo, hoy queremos hacer un listado con las principales características que en nuestra organización tenemos en cuenta a la hora de seleccionar nuestras telesecretarias. Cualidades implícitas indispensables para garantizar un servicio profesional y con un excelente grado de calidad.

– Habilidades y dotes comunicativas: esencial para este puesto. El único que contacto que el cliente mantiene con el telesecretariado es telefónico o virtual. Es evidente, por tanto, que la capacidad de comunicación, la adaptación a la línea de la conversación y  la gestión correcta de las llamadas definirá en gran medida nuestra imagen de profesionalidad proyectada al exterior.

– Formación y experiencia: los estudios especializados para este tipo de cargo así una buena experiencia acumulada en diversos entornos, pueden ser sin duda claros indicativos de la idoneidad de la persona. Ésto ayudará en gran medida a la adaptación a la tipología de empresas que gestionen.

– Educación y Corrección: el trato amable, la adaptación a llamadas complicadas, sin salidas de tono, la corrección en la utilización del idioma. Aunque no lo parezca, una sonrisa se transmite por la voz. Por ello, el estado de humor no tiene que condicionar en ningún caso el exquisito trato en la atención de las llamadas.

Idiomas. Debido a la creciente globalización de empresas, es muy adecuado y preciso disponer de profesionales que manejen de forma fluida varios idiomas. Evidentemente indispensable el inglés, y muy valorable otros como el francés, alemán o, incluso, chino.

– Conocimientos y manejo informático, a nivel de paquete de ofimática (tratamiento de texto, bases de datos y hojas de cálculo) e Internet. La habilidad en programas muy avanzados puede ser valorable, pero no imprescindible para estos puestos.

Con el cumplimiento de estas habilidades, la idoneidad de los candidatos a estos puestos de telesecretariado quedará prácticamente garantizada. Aspectos muy a tener en cuenta para que la calidad de los servicios prestados sea excelente.