Posts Tagged ‘atencion al cliente’

La importancia de la atención al cliente, y qué mejorar

14/03/2012

Hoy vamos a dedicar unas palabras a comentar algo de lo que humildemente creemos que sabemos. La atención al cliente es uno de los factores más importantes por los que se distingue una organización. La cercanía, la afabilidad, el trato correcto siempre, por qué no decirlo, la capacidad de contar hasta diez ante personas que no siempre están de buen humor…

Hemos leído un interesante artículo que describe las 9 Barreras y retos de la Atención al cliente en los medios y Redes sociales, cuestiones que no siempre son complejas, se trata de cuidar cada detalle. Creemos que lo mejor que podemos hacer es contártelas con una breve explicación propia, y con el enlace para que puedas acceder.

1.-El 30% de las compañías inglesas aún tienen prohibido a sus empleados utilizar las redes sociales en el trabajo. En España también existen un buen número que lo van prohibiendo. El buen trabajador será responsable siempre, y el mediocre, seguirá siendo mediocre con o sin redes sociales.

2. Hay sectores que deben proteger los datos como el sanitario o el bancario, lo que impide que la comunicación fluya tal y como sería deseable.

3. Muchos de los datos de redes sociales como Facebook son restringidos. Twitter tiene muy pocos datos sobre los usuarios. Nada de esto facilita los servicios de atención al cliente.

4. Muchas de las soluciones de CRM existentes utilizadas por las empresas para gestionar el servicio de atención al cliente no ofrecen una integración eficaz los medios de comunicación sociales y carecen de los recursos y prestaciones necesarias para desarrolalr un seguimiento integrado con este tipo de medios.

5.  Aún existen compañías, que debido al lento despertar que han tenido a las redes sociales sus servicios de atención al cliente han perdido terreno frente a otros departamentos como el de Marketing o Comunicación. Estos controlan ahora los aspectos relacionados con la presencia de las empresas en las diferentes redes sociales, lo que supone una estructura interna desorganizada que en muchos casos no mantiene vínculos o vías de comunicación y coordinación entre sí.

6. La adecuación formativa es imprescindible. Muchos de los centros de atención al cliente tradicionales no saben tratar con los consumidores a través de las redes sociales.

7. Al igual que ocurre con la organización de los diferentes departamentos o la falta de conocimiento del personal integrado, muchas empresas se encuentran ante la duda de quiénes deben ser los profesionales o empleados que deben asumir la responsabilidad de atender o responder a los clientes. Comerciales, operadores, Community managers, etc… Entender el rol de cada uno de ellos y establecer una estrategia de trabajo en grupo y de forma organizada es también otro de los grandes restos para las empresas

8. Los equipos de servicio al cliente se evalúan frecuentemente en función del número de consultas que contestan y el tiempo que invierten para ello. El hecho de añadir un nuevo canal puede suponer una carga de trabajo añadida que puede refejarse en una mayor demora o retraso a la hora de emitir u ofrecer respuestas a los clientes, algo que las empresas no desean.

9. El miedo es muy importante.   Muchos equipos de atención al cliente ignoran preguntas de los usuarios en las redes sociales por miedo a que la respuesta les genere más problemas y críticas de los usuarios. Posiblemente resolver ese tipo de problemas de manera acertada, mejorarían la reputación de la empresa pero en ocasiones este miedo a perder el control o el temor a que las críticas deriven en problemas aun mayores se presenta como una barrera y un fenómeno generalizado.

 

 

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Excelencia en la atención telefónica

04/10/2011

En muy pocas ocasiones nos paramos a pensar o a evaluar la atención telefónica que se está dando a las personas que llaman a nuestra empresa, recibimos llamadas de nuestros clientes, proveedores, bancos, etc. y muchas veces la imagen que les estamos dando no es la más apropiada. En realidad, en un alto porcentaje de organizaciones (las pymes sobre todo) no se está actuando de una manera profesional al teléfono, en ocasiones la persona al cargo del teléfono no es profesional, no tiene la formación adecuada o simplemente no hay una persona responsable de la atención telefónica.

Deberíamos tener en cuenta que la persona que descuelga el teléfono está representando a nuestra empresa y que la imagen de la misma depende en gran medida de su respuesta, una mala atención puede hacer que un cliente nos etiquete o nos catalogue de una manera perjudicial para nosotros. En muchas ocasiones esa persona será el primer contacto que alguien externo tenga con nosotros y como ya se sabe… la primera impresión es la que cuenta, por ello es de capital importancia que seleccionemos, capacitemos y formemos a los responsables de la atención telefónica dándoles la relevancia y la importancia que requieren.

A continuación os damos 5 claves para que la atención telefónica sea de calidad son las siguientes.

  • Coger el teléfono: aunque parezca obvio, dejar sonar el teléfono sin que nadie lo coja da una muy mala impresión hacia la persona que intenta contactar con nosotros, llegando incluso a poder hacernos perder ventas o posibles clientes.
  • Formación: es muy importante que la persona responsable tenga la formación adecuada sobre la empresa, sus productos, los procedimientos, etc. ya que es muy negativo que titubee al contestar alguna pregunta, de información errónea o simplemente no sepa contestar lo que se le pregunta.
  • Llame usted más tarde: esta frase es importante desterrarla, o acompañarla de una información útil para el interlocutor, por ejemplo si llama preguntando por una persona que no está es importante informarle de cuándo puede volver a llamar para encontrarla, darle otro teléfono donde localizarle o avisarle de que se deja el recado y que tan pronto como sea posible se le devolverá la llamada.
  • Cuidar el lenguaje:  es importante que no usemos palabras o frases consideradas como negativas, reducir al máximo los noes, eliminar el no puedo, es imposible, etc. y darles la vuelta para expresarlas de una manera positiva. También hay que evitar las muletillas (vale, aha!), palabras coloquiales y los diminutivos, y por supuesto, como en todos los ámbitos de la vida mantener la educación saludando, despidiendo con fórmulas formales y, si no conocemos al interlocutor, siempre hablar de usted a no ser que nos digan lo contrario.
  • Actitud y voz son fundamentales: Aunque no nos veamos las caras y no exista el lenguaje no verbal, el estado de ánimo y la actitud se transmiten, por ello se debe contestar con entusiasmo, confianza en lo que se transmite y muy importante, de manera asertiva. Además la voz es clave, debe ser cálida, natural, agradable y clara, es decir una buena vocalización.

Servicios como el de Yo respondo dan una respuesta de calidad y profesional para todo tipo de empresa, ayudando a dar una imagen profesional del negocio 24 horas al día.

Todos necesitamos vacaciones

02/08/2011

vacaciones autonomos
Comienza agosto
, mes vacacional por excelencia, y en el artículo de hoy en nuestro blog de YoRespondo queremos dar la vuelta a la tortilla. Hoy no daremos consejos sobre determinadas aplicaciones, ni hablaremos sobre nuevas iniciativas empresariales o razones para usar algún elemento de la red en nuestra empresa. Hoy queremos promover las vacaciones y la desconexión de mentes de todos los empleados, en general, y de los autónomos y pequeñas empresas, en particular.

En multitud de playas, montañas y otros entornos veraniegos nos encontraremos imágenes de personas enganchadas al móvil, tecleando sin parar en el portátil o con documentos de trabajo entre las manos. Eso no son vacaciones, por mucho que suceda en la playa.

Vacaciones es desconexión, física y mental. Por nuestra propia salud, por el descanso, por nuestra felicidad y la de los nuestros. Sabemos que por la tipología de trabajo, por el modelo de negocio, por ser un proyecto reciente, en ocasiones, no se pueden tomar largos periodos vacacionales seguidos. Pero, ¿qué menos que una semana? No creemos que si una empresa se hunde sea debido a esa semana de descanso que tuvimos.

Aún así, por experiencia propia, sabemos que en ocasiones siempre tiene que haber alguien que atienda el negocio o por lo menos que responda a los clientes. Si no disponemos al menos de esto, no estaremos tranquilos en nuestras vacaciones pensando que estamos perdiendo o dejando de tener nuevos clientes.

Si somos una empresa con una dimensión tal que podemos establecer un sistema de turnos en vacaciones de tal modo que siempre haya alguien trabajando en la organización para resolver incidencias no hay problema.

Pero una startup, un pequeño comercio, micropyme o un autónomo no disponen de esta posibilidad. Muchos pueden ser de la opinión de que con un simple buzón de voz diciendo que estamos de vacaciones con un mensaje personalizado es suficiente. Es una opción (aunque creemos que no la más adecuada).

La experiencia con nuestros clientes en YoRespondo, es que el telesecretariado virtual es una solución perfecta, tanto para vacaciones, como para el resto del año.

– Una secretaria que se encargará de responder personalmente las llamadas de nuestros clientes, haciendo que no perdamos oportunidades y con un coste 10 veces menor.

– Nos dará una imagen de seriedad y profesionalidad.

– Trato correcto y atención óptima garantizada.

– Buzón personal al que podremos acceder en cualquier momento para ver las llamadas que hemos recibido.

En definitiva, lo que queremos transmitir con este artículo es que todos tenemos derecho a unas vacaciones. Nos merecemos un descanso.  Busquemos, por tanto, la fórmula que nos permita disfrutarlo.

La importancia de una buena Atención al Cliente

07/06/2011

Toda empresa, organización o profesional independiente debe tener claro que la orientación de sus estrategias, de sus acciones y objetivos debe de ir encaminada totalmente hacia el cliente (focus costumer). Es su bien más preciado. Gracias a él pueden sobrevivir. Por tanto, deben tener claro cuál debe ser su foco o centro de atención: los consumidores de su producto/servicio.

Cualquier empresa tiene éxito o fracasa según la demanda de sus clientes. Debemos de saber de antemano qué necesidades tienen, qué es lo que buscan, qué les satisface y luchar por alcanzar la excelencia. Una excelencia que perciban los protagonistas principales del proceso: los clientes y que debe de ser integral. Excelentes en nuestro producto, excelentes en nuestro proceso de venta, excelentes en el servicio post-venta, excelentes en la atención al cliente.

Sólo así caminaremos sobre seguro en la aventura de emprender.

En este post, queremos hablar de la Importancia de la Atención al Cliente. En cualquier tipo de organización es un aspecto muy importante, pero en las Pymes, pequeñas empresas y profesionales esta importancia crece exponencialmente. Nuestros pequeños negocios tienen que poseer algún aspecto diferenciador, que pueda competir con los recursos que poseen las grandes compañías. Y uno de ellos, sin duda, es el servicio de Atención al Cliente.

Un cliente que compra nuestro producto (o aunque únicamente esté interesado) es auténtico merecedor de un trato cordial, atento y servicial por nuestra parte. Según una encuesta recientemente realizada sobre “¿Por qué se pierden los clientes?” una opción arrasa brutalmente a las otras: el 68% opina que “Por la indiferencia y la mala atención del personal de ventas y servicio, vendedores, supervisores, gerentes, telefonistas, secretarias, repartidores y otros en contacto con clientes”

De ahí surge nuestra idea de servicio en YoRespondo. Facilitar a los profesionales, directivos o pequeñas empresas un servicio de telesecretariado a muy bajo coste que les permita atender todas las llamadas, proporcionando al cliente una atención y un trato profesional exquisito, al mismo tiempo, que organizamos su agenda y suprimimos la dependencia constante de estos profesionales de su teléfono cuando no puedan atenderlo o, simplemente, si desean unas horas de descanso. Son muchas las ventajas. YoRespondo se asegurará de que no pierda ninguna llamada de un potencial cliente, así cómo de dar un toque más a su negocio de seriedad y profesionalidad.

En definitiva, es muy importante que en una organización se planifiquen cuidadosamente aquellas tareas que tengan que ver con el contacto directo con el cliente. Un trato cordial, educado, resolutivo, eficiente, rápido y personalizado. Cuánto más profesional y más excelente sea este servicio, inmensamente mayor será la posibilidad de que terminen comprando nuestro producto, o de crear fidelidad o lealtad en los clientes actuales. Por tanto, cualquier inversión en integrar esta cultura en la organización será, sin duda, un acierto.

No lo olvide: Orientación al Cliente, sin cliente no existimos.