Posts Tagged ‘Secretariado’

El teletrabajo, misión imparable

21/03/2012

 

Una de las razones de ser de Yorespondo es la de facilitar el día a día de las empresas, es poner a disposición de nuestros clientes unos servicios que a nivel individual no pueden ofrecerse siempre.

En definitiva, tratamos de adaptarnos a las nuevas necesidades, y una nueva necesidad, que responde a una nueva realidad, es la de ayudar a las personas que están en casa a atender a otros como si estuviesen en una oficina perfectamente equipada.

Si, quizá no era eso en lo que pensabas al leer el titular de esta información. Cuando pensamos en teletrabajo, lo que nos viene a la cabeza es una forma más cómoda de colaborar con nuestra empresa, sin dejar por ello de prestar servicios por cuenta ajena.

Sin embargo, no es eso lo único que está cambiando. El teletrabajo refiere también a las nuevas e incontables oportunidades de trabajo autónomo que se realiza desde el hogar. Una nueva forma de contratación de servicios que pueden ser más o menos eventuales es la que permite también a las empresas contar con personas de confianza que colaboran con ellos cuando es necesario, y tantas veces como haga falta.

Respecto al teletrabajador por cuenta propia, es la suma de varios de estos clientes lo que le permitirá obtener la rentabilidad adecuada para cubrir sus necesidades y a la vez poder trabajar desde el hogar. El mundo laboral está cambiando muy rápido, más de parte de las nuevas tecnologías, que de la legislación aplicable, que debe preocuparse como es lógico de asuntos mucho más complejos y difíciles de solucionar.

Es la época de las oportunidades, por eso debemos, en la medida de lo posible, claro, dejar de pensar en lo mal que está la situación, que no está para tirar cohetes, y comenzar a imaginar nuestro futuro, exactamente como nos gustaría que fuese. Ese día, habremos comenzado a salir de todo esto, habremos comenzado, quizá, a teletrabajar.

 

Anuncios

Cualidades de la perfecta Secretaria Online

21/06/2011

cualidades secretaria
En la actualidad, las organizaciones deben ser conscientes de la importancia que adquiere el puesto de asistente o secretaria personal de los altos directivos u otros cargos que precisen de estos profesionales. La exigencia y requisitos para ocupar este puesto son más de los que normalmente pensamos. Habilidades organizativas, una correcta imagen y presencia, eficiencia en sus tareas diarias, discreción, conocimientos protocolarios, disponibilidad horaria… son sólo algunos de los requerimientos necesarios de esta profesión.

Debido al incremento en la demanda de servicios de telesecretariado como los que presta YoRespondo, hoy queremos hacer un listado con las principales características que en nuestra organización tenemos en cuenta a la hora de seleccionar nuestras telesecretarias. Cualidades implícitas indispensables para garantizar un servicio profesional y con un excelente grado de calidad.

– Habilidades y dotes comunicativas: esencial para este puesto. El único que contacto que el cliente mantiene con el telesecretariado es telefónico o virtual. Es evidente, por tanto, que la capacidad de comunicación, la adaptación a la línea de la conversación y  la gestión correcta de las llamadas definirá en gran medida nuestra imagen de profesionalidad proyectada al exterior.

– Formación y experiencia: los estudios especializados para este tipo de cargo así una buena experiencia acumulada en diversos entornos, pueden ser sin duda claros indicativos de la idoneidad de la persona. Ésto ayudará en gran medida a la adaptación a la tipología de empresas que gestionen.

– Educación y Corrección: el trato amable, la adaptación a llamadas complicadas, sin salidas de tono, la corrección en la utilización del idioma. Aunque no lo parezca, una sonrisa se transmite por la voz. Por ello, el estado de humor no tiene que condicionar en ningún caso el exquisito trato en la atención de las llamadas.

Idiomas. Debido a la creciente globalización de empresas, es muy adecuado y preciso disponer de profesionales que manejen de forma fluida varios idiomas. Evidentemente indispensable el inglés, y muy valorable otros como el francés, alemán o, incluso, chino.

– Conocimientos y manejo informático, a nivel de paquete de ofimática (tratamiento de texto, bases de datos y hojas de cálculo) e Internet. La habilidad en programas muy avanzados puede ser valorable, pero no imprescindible para estos puestos.

Con el cumplimiento de estas habilidades, la idoneidad de los candidatos a estos puestos de telesecretariado quedará prácticamente garantizada. Aspectos muy a tener en cuenta para que la calidad de los servicios prestados sea excelente.

3 Pequeños Consejos para Ahorrar Costes

02/06/2011

En nuestro de post de hoy, queremos aportar nuestro granito de arena al buen hacer de empresas, pequeños empresarios y profesionales independientes en su día a día con unos pequeños Consejos de Ahorro. Si enumeráramos la cantidad de costes innecesarios e improductivos que muchas de las organizaciones practican sin inmutarse podríamos sorprendernos y mucho. Además, en estos tiempos de crisis debemos demostrar a los empresarios que el único modo de ahorrar costes no es el despido de personal.

Existen muchas más, pero nuestras tres propuestas de hoy son:

– Aprovecha la Nube. El denominado Cloud Computing que en una definición sencilla significa que nuestros datos, documentos y software no están alojados en nuestros equipos informáticos, sino en Internet (la red, la nube). Este sistema tiene muchas ventajas, desde no tener limitación geográfica ni temporal, la cantidad de dispositivos compatibles y la seguridad. Pero la implantación de este modo de trabajo también lleva asociado un ahorro de costes: se reducen gastos en equipos, en licencias de programas y software, en servicios técnicos. Únicamente pagamos una suscripción, normalmente muy asequible (en ocasiones es incluso gratuita), y comenzamos a utilizarlo sin problemas. Del mantenimiento del servicio, de las actualizaciones se encarga la propia plataforma. No nos encargamos de ninguno de estos aspectos. Mayor comodidad, calidad de servicio y ahorro de costes. ¿Qué más podemos pedir?

– Outsourcing. Subcontratación de los servicios. Debemos tener claro que nuestro centro de atención debe ser nuestro negocio y la actividad a la que realmente nos dedicamos. “Dedícate a lo que sabes hacer, el resto externalízalo”. Cuánta razón. Existen servicios externos de verdaderos profesionales que pueden suplirnos a la perfección nuestras necesidades. Nuestro servicio de telesecretariado en Yorespondo se dedica a ello. Proveer a los profesionales de servicios necesarios en su actividad diaria a un coste asequible para cualquier bolsillo y con una gran calidad de servicio. Y ésto sucede en multitud de áreas: desde contabilidad hasta recursos humanos, pasando por asesoría fiscal.

– Imprime lo necesario. ¿Por qué imprimir todos nuestros documentos? ¿Realmente es imprescindible? La impresión de nuestros archivos no sólo acarrea un coste de papel, también tenemos que tener en cuenta la tinta, los sobres, el material de oficina necesario para archivarlo (si es que no lo hemos tirado a la basura). Demasiado gasto asociado innecesario, ¿no creéis? (También hay que pensar en nuestra contribución al cuidado del medio ambiente, un aliciente más)

En definitiva, son cifras que poco a poco van incrementando nuestra cuenta de gastos hasta unos límites que no es necesario llegar. A todos nos conviene pararnos a pensar y ver qué procesos podemos mejorar, qué podemos optimizar, y cómo evitar el habitual despilfarro. Estas medidas, sin duda, ayudarán a cuadrar las cuentas.

Artículos de oficina desaparecidos: el papel de calco

12/02/2010

Hace unos años, cuando se entraba en una oficina te recibía el rumor de las máquinas de escribir repiqueteando. Desde esa época a hoy en día, hay objetos que han desaparecido de las oficinas sin dejar rastro (y la máquina de escribir aún no es uno de ellos, pero le falta poco) mientras han sido sustituidos por otros más modernos o que cumplen mejor su función.

Una de las cosas que han ido desapareciendo de las oficinas es el papel de calco, esas hojas que te tiznaban las manos las cogieras como las cogieras y que se colocaban entre dos folios para que lo que había escrito en el superior se traspasara al inferior. Esos papeles servían tanto para usarlos con las ya mencionadas máquinas de escribir como en la escritura a mano, con lo que no hacía falta hacer fotocopias posteriores.

Hoy en día ¿quién tiene papel de calco en sus oficinas? Ha sido sustituido por los escáneres, las fotocopiadoras y en los impresos por ese papel especial que es blanco por las dos caras que ni mancha ni deja huella. Eso sí, de momento no lo echamos de menos.