Posts Tagged ‘telesecretaria virtual’

Diez maneras de trabajar más rápido

03/09/2010

La productividad es uno de los caballos de batalla de los emprendedores. En la maraña de las tareas diarias, es fácil perderse por las ramas y empezar tareas que no tienen ningún rédito o que nos ralentizan para hacer lo realmente importante. Hoy queremos compartir con vosotros las diez maneras de trabajar más rápido que os harán más llevaderas las rutinas diarias para que no se interpongan en lo realmente importante:

  1. Organiza tu espacio de trabajo, lo que te hará más sencillo encontrar cualquier cosa que busques y mejorará tu concentración.
  2. Planifica tu día, tu semana, tu mes, tu año… ya que saber por adelantado tus tareas pendientes te ayudará a priorizar.
  3. Aúna tareas similares.
  4. Divide tu tiempo en ratos más pequeños que te ayuden a focalizar tu mente mejor.
  5. Toma descansos frecuentes (inclusive vacaciones) para retomar la rutina con más fuerza.
  6. Utiliza herramientas que te ayuden a realizar más rápidamente tus tareas.
  7. Aprende a delegar.
  8. Conócete y programa tus tareas conforme a tu reloj interno (si estás más concentrado por las mañanas, organiza las tareas más difíciles en ese tiempo).
  9. Elimina distracciones
  10. Déjate llevar por la música, ya que en muchas ocasiones te ayuda a concentrarte mejor.

Cómo evitar que las interrupciones telefónicas bajen la productividad

05/07/2010

En pleno 2010, decir que el teléfono móvil es una de las principales fuentes de distracción de los trabajadores es una obviedad. En una PYME o en la vida de un autónomo prescindir de esta herramienta sería tan peligroso como encerrarse en una cueva y esperar a que los clientes nos encuentren, por lo que hay que encontrar el punto medio entre la vida eremita y la dependencia del móvil en todo momento.

Hay varias técnicas para evitar que el teléfono móvil absorba toda la jornada laboral, tales como:

Organizar los periodos en los que se mira el móvil, con un horario en el que lo tendremos encendido para recibir llamadas y otro en el que desviaremos las mismas al contestador o a servicios de recepción de llamadas.

Quitarle el sonido a las notificaciones de nuevos mensajes para no sentir constantemente el ruido y marcar también unos horarios para comprobar los mensajes que hayan entrado.

– Hazle saber a tus clientes y proveedores cuáles son las horas mejores para llamarte adecuadas a tu jornada laboral.

Tres de cada cuatro trabajadores prefieren la jornada intensiva

01/07/2010

Tres cuartas partes de los trabajadores españoles valoran positivamente la jornada intensiva estival ya que mejora la conciliación de la vida laboral y familiar. Así lo recoge un estudio publicado en El Economista, en el que indican que un 55% de los encestados creen que este horario mejora su productividad.

Normalmente las empresas eligen el 1 de julio para implantar los nuevos horarios,d ejando libres a los trabajadores para que puedan dedicar más tiempo al ocio, aprovechando los días de verano más largos.

No obstante, un 33,2% de las personas encuestadas considera que el nuevo horario “modifica” la productividad y el 11,8% cree que la puede reducir.

El 46% de los autónomos trasladarán la subida del IVA a sus clientes

25/06/2010

Esta semana se ha publicado un estudio realizado por el Observatorio del Trabajo Autónomo de la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) del que se desprendía que casi un 60% de los autónomos cántabros piensan que su facturación no mejorará este año. Además se les preguntó acerca de la subida del IVA que tendrá lugar a partir del 1 de julio y explicaron que un 46% de ellos repercutiría esta subida en un incremento de precio a sus clientes.

En ese estudio se refleja que un 86,5% en el conjunto nacional afirman haber sufrido directamente la crisis en el primer trimestre, y un 63%, han visto cómo su negocio ha disminuido sensiblemente. Las principales causas han sido la caída de las ventas y la pérdida de actividad, según señalan el 67% de los encuestados, pero sitúan la morosidad de la clientela pública y privada en un 15% de los casos.

De hecho, casi cuatro de cada diez encuestados se han dirigido en el primer trimestre del año a alguna entidad financiera para solicitar un crédito, pero, de ellos, sólo el 26,4% lo han obtenido sin ningún tipo de inconveniente, a un 30,2% se lo han denegado, el 18,9% ha logrado menos cantidad de la solicitada y el 22,6% de las solicitudes se encuentran aún en proceso de estudio.

Ahorrar en la empresa gracias a las nuevas tecnologías

26/05/2010

En el portal Muy Pymes hoy nos proponen varias estrategias de ahorro en la empresa basadas en el uso de las nuevas tecnologías. A saber:

1) Tender a la oficina sin papel: no sólo ahorra costes de papel, sino también ahorras tiempo de archivo. Eso sí, es fundamental hacer copias de seguridad programadas con cierta frecuencia.

2) Teletrabajar: no sólo ahorra en espacio en la oficina, si todos los trabajadores no están a la vez en ella, sino que también se ahorra en desplazamientos y en equipos. Hay opciones para mantener las instalaciones abiertas en horario laboral sin tener que estar presentes físicamente en ellas.

3) Utilizar software libre: ahorrará en licencias, pero es posible que la inversión para aprender a manejarlo frente al software propietario al que casi todos estamos acostumbrados sea mayor. Hay que pensar en la curva de aprendizaje antes de tomar esta decisión.

4) Promocionar la empresa en redes sociales, tanto Twitter como Facebook.

Las 10 habilidades ocultas del emprendedor

20/05/2010

Comenzar tu propia empresa es difícil, y normalmente te etiquetas a ti mismo como “contable”, “diseñador”, “escritor”, “transportista”… pero lo cierto es que ser autónomo requiere otras habilidades ocultas, tal y como nos cuentan en el blog Freelance Folder. Veamos:

1. Director de negocio.
2. Contable
3. Recaudador de impagos
4. Director de recursos humanos
5. Director de proyectos
6. Representante de atención al cliente
7. Vendedor
8. Gestor de Social Media
9. Blogger
10. Empleado de la limpieza

Al menos al principio, el emprendedor tiene que agrupar en sí mismo todas estas funciones. Menos mal que hay algunos servicios, como la secretaría, que se pueden externalizar.

Cuando no puedes ir a trabajar por inclemencias meteorológicas

17/02/2010

Este invierno en España está siendo especialmente duro en lo que se refiere al tiempo. Sólo en Madrid llevamos unas cuatro nevadas grandes que han impedido a muchas personas desplazarse a su lugar de trabajo (y a los niños a los colegios).

Como no se puede parar la producción de un país sólo porque nieve, muchas empresas han decidido lanzarse al teletrabajo para tener que evitar desplazarse. La posibilidad de teletrabajar o de mantener “en la nube” nuestros servicios fundamentales, como pueden ser el envío y recepción de correos o de llamadas, sin ir más lejos, hace que las inclemencias meteorológicas no influyan en nuestro día a día.

La solución del teletrabajo es un colchón necesario para todas aquellas empresas que no deseen detenerse aunque sea imposible acceder a ellas por los medios de transporte normales. Además, quedarse en casa trabajando mientras nieva en la calle también tiene su encanto, y si no que se lo digan a los de Washington.

La importancia de la nube para la empresa

15/02/2010

Con el título de este post no queremos referirnos al tiempo atmosférico que por lo demás es variable, sino de la capacidad de las empresas para “colocar” datos de su ordenador en Internet, haciéndolos accesibles desde cualquier lugar del mundo, independientemente de la máquina utilizada para acceder a ellos. Así, muchos de vosotros tenéis el correo electrónico en un servidor en vez de descargaroslo a vuestro ordenador o tenéis FTPs para compartir documentos con vuestros clientes.

Pero esto es solo el principio. El tan cacareado “Cloud computing” puede servir a las empresas a abaratar costes ya que la información ya no se almacenará en los ordenadores sino en servidores seguros de Internet, con lo que se facilitará aún más el teletrabajo y la realización de las copias de seguridad.

Otra de las ventajas que hemos encontrado en YoRespondo ha sido la posibilidad no sólo de notificación de las llamadas por correo electrónico sino también el acceso a todo el historial de quién ha llamado a determinada empresa mediante una sencilla aplicación online. Los papeles se pierden pero esta aplicación funciona de back up ante alguna posible pérdida y está disponible las 24 horas para que ningún cliente se sienta desatendido.

La historia del secretariado

09/02/2010

La palabra “secretario” viene directamente del latín, del participio del verbo secernere, secretum, que significaba “distinguir” o “discernir”. Un secretarius era la persona que llevaba los negocios en secreto sobre todo para una persona poderosa como un noble. Esta figura se comenzó a popularizar en el Renacimiento y fue en el siglo XIX cuando ya se constituyó en una figura estable que se ocupaba sobre todo de la correspondencia diaria y de otro tipo de ayudas para los poderosos.

Con el tiempo, el título se fue ampliando y un secretario fue asumiendo distintas funciones, con una cierta especialización. Encontramos, pues, un secretario financiero, un secretario general… Dejando simplemente la palabra “secretario” para los puestos menos concretos.

Con la invención de la máquina de escribir en la década de 1880, muchas mujeres entraron en el campo del secretariado y a partir de la Primera Guerra Mundial, el puesto de secretaria ha sido asociado a las mujeres tradicionalmente, aunque últimamente se ha igualado la proporción de ambos sexos.

Hoy en día es rara la empresa mediana que no tiene un secretario o secretaria para organizar llamadas, mantener al día la agenda o realizar tareas imprescindibles para la marcha de la empresa pero no relacionadas directamente con su actividad principal.

Vía | Wikipedia

Telesecretaria Madrid y Barcelona. Mis funciones son…

29/12/2009

Las funciones de una telesecretaria telefónica son muy similares a los de una secretaria física. Usted puede contratar una telesecretaria virtual en Madrid, Barcelona, Bilbao, Valencia, Sevilla …

Las funciones de su telesecretaria son las siguientes. Pasamos a  detallarlas a continuación :

  • Respuesa de forma profesional y personalizada de las llamadas que le hagan sus clientes. De esta forma nunca perderá una llamada importante.
  • Filtrado y desvio de llamadas
  • Aviso urgente de las llamadas o cartar urgentes
  • Gestión en todo momento de  su agenda, con concertación de citas en su nombre
  • Concertación de citas
  • Reserva de hoteles y vuelos
  • Recepción de correspondencia

Le pasamos la web de una empresa que le puede proporcionar una telesecretaria profesional . Su teléfono es 91 196 40 00.