Posts Tagged ‘telesecretariado’

Cualidades de la perfecta Secretaria Online

21/06/2011

cualidades secretaria
En la actualidad, las organizaciones deben ser conscientes de la importancia que adquiere el puesto de asistente o secretaria personal de los altos directivos u otros cargos que precisen de estos profesionales. La exigencia y requisitos para ocupar este puesto son más de los que normalmente pensamos. Habilidades organizativas, una correcta imagen y presencia, eficiencia en sus tareas diarias, discreción, conocimientos protocolarios, disponibilidad horaria… son sólo algunos de los requerimientos necesarios de esta profesión.

Debido al incremento en la demanda de servicios de telesecretariado como los que presta YoRespondo, hoy queremos hacer un listado con las principales características que en nuestra organización tenemos en cuenta a la hora de seleccionar nuestras telesecretarias. Cualidades implícitas indispensables para garantizar un servicio profesional y con un excelente grado de calidad.

– Habilidades y dotes comunicativas: esencial para este puesto. El único que contacto que el cliente mantiene con el telesecretariado es telefónico o virtual. Es evidente, por tanto, que la capacidad de comunicación, la adaptación a la línea de la conversación y  la gestión correcta de las llamadas definirá en gran medida nuestra imagen de profesionalidad proyectada al exterior.

– Formación y experiencia: los estudios especializados para este tipo de cargo así una buena experiencia acumulada en diversos entornos, pueden ser sin duda claros indicativos de la idoneidad de la persona. Ésto ayudará en gran medida a la adaptación a la tipología de empresas que gestionen.

– Educación y Corrección: el trato amable, la adaptación a llamadas complicadas, sin salidas de tono, la corrección en la utilización del idioma. Aunque no lo parezca, una sonrisa se transmite por la voz. Por ello, el estado de humor no tiene que condicionar en ningún caso el exquisito trato en la atención de las llamadas.

Idiomas. Debido a la creciente globalización de empresas, es muy adecuado y preciso disponer de profesionales que manejen de forma fluida varios idiomas. Evidentemente indispensable el inglés, y muy valorable otros como el francés, alemán o, incluso, chino.

– Conocimientos y manejo informático, a nivel de paquete de ofimática (tratamiento de texto, bases de datos y hojas de cálculo) e Internet. La habilidad en programas muy avanzados puede ser valorable, pero no imprescindible para estos puestos.

Con el cumplimiento de estas habilidades, la idoneidad de los candidatos a estos puestos de telesecretariado quedará prácticamente garantizada. Aspectos muy a tener en cuenta para que la calidad de los servicios prestados sea excelente.

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La importancia de una buena Atención al Cliente

07/06/2011

Toda empresa, organización o profesional independiente debe tener claro que la orientación de sus estrategias, de sus acciones y objetivos debe de ir encaminada totalmente hacia el cliente (focus costumer). Es su bien más preciado. Gracias a él pueden sobrevivir. Por tanto, deben tener claro cuál debe ser su foco o centro de atención: los consumidores de su producto/servicio.

Cualquier empresa tiene éxito o fracasa según la demanda de sus clientes. Debemos de saber de antemano qué necesidades tienen, qué es lo que buscan, qué les satisface y luchar por alcanzar la excelencia. Una excelencia que perciban los protagonistas principales del proceso: los clientes y que debe de ser integral. Excelentes en nuestro producto, excelentes en nuestro proceso de venta, excelentes en el servicio post-venta, excelentes en la atención al cliente.

Sólo así caminaremos sobre seguro en la aventura de emprender.

En este post, queremos hablar de la Importancia de la Atención al Cliente. En cualquier tipo de organización es un aspecto muy importante, pero en las Pymes, pequeñas empresas y profesionales esta importancia crece exponencialmente. Nuestros pequeños negocios tienen que poseer algún aspecto diferenciador, que pueda competir con los recursos que poseen las grandes compañías. Y uno de ellos, sin duda, es el servicio de Atención al Cliente.

Un cliente que compra nuestro producto (o aunque únicamente esté interesado) es auténtico merecedor de un trato cordial, atento y servicial por nuestra parte. Según una encuesta recientemente realizada sobre “¿Por qué se pierden los clientes?” una opción arrasa brutalmente a las otras: el 68% opina que “Por la indiferencia y la mala atención del personal de ventas y servicio, vendedores, supervisores, gerentes, telefonistas, secretarias, repartidores y otros en contacto con clientes”

De ahí surge nuestra idea de servicio en YoRespondo. Facilitar a los profesionales, directivos o pequeñas empresas un servicio de telesecretariado a muy bajo coste que les permita atender todas las llamadas, proporcionando al cliente una atención y un trato profesional exquisito, al mismo tiempo, que organizamos su agenda y suprimimos la dependencia constante de estos profesionales de su teléfono cuando no puedan atenderlo o, simplemente, si desean unas horas de descanso. Son muchas las ventajas. YoRespondo se asegurará de que no pierda ninguna llamada de un potencial cliente, así cómo de dar un toque más a su negocio de seriedad y profesionalidad.

En definitiva, es muy importante que en una organización se planifiquen cuidadosamente aquellas tareas que tengan que ver con el contacto directo con el cliente. Un trato cordial, educado, resolutivo, eficiente, rápido y personalizado. Cuánto más profesional y más excelente sea este servicio, inmensamente mayor será la posibilidad de que terminen comprando nuestro producto, o de crear fidelidad o lealtad en los clientes actuales. Por tanto, cualquier inversión en integrar esta cultura en la organización será, sin duda, un acierto.

No lo olvide: Orientación al Cliente, sin cliente no existimos.

Seguridad en la oficina móvil

28/09/2010

Muchos de los clientes de Yorespondo trabajan desde lugares que no son sus propias oficinas, sino desde cualquier lugar con conexión a Internet. En Muy Pymes nos hacen una serie de recomendaciones para trabajar seguros dentro y fuera de nuestros lugares de trabajo habituales:

1. Tener instalado un sistema antivirus para que los ordenadores estén a salvo.

2. Hacer backup de los datos de los ordenadores y teléfonos con regularidad.

3. Utiliza contraseñas y cifrados para proteger los datos de dentro de los aparatos por si se os pierden u os los roban para que no puedan acceder a la información fundamental.

4. Comprueba tus tarjetas USB y tus tarjetas de memoria para que no tengan malware.

Ahorrar en la oficina

08/07/2010

Hoy os traemos unos cuantos trucos que hemos leído en el blog de Sage para hacer la vida de oficina menos costosa, ya que en tiempos de crisis cualquier ahorro es bienvenido. En primer lugar se nos insta a reducir las impresiones que hacemos, para ir cada vez más hacia la oficina sin papel. Reduciendo el número de impresiones se ahorra no solo papel y electricidad, sino también tinta de impresora y en equipos, por supuesto.

Se podría renegociar el contrato con el proveedor, así como los precios de compra de los consumibles. Es posible, además, usar el sistema que mejor se adecúe a nuestro consumo, ya sea el pago por copia o comprar al por mayor y por supuesto concienciar a los trabajadores para que solo impriman lo indispensable.

También se pueden revisar los presupuestos de papelería y encargar solo el material imprescindible para evitar la acumulación de cuadernos o bolígrafos sin utilizar. Racionalizar los envíos por correo y primar estos sobre los de mensajería, que disparan los presupuestos. ¿Vosotros cómo lo hacéis?

Cinco malos hábitos que el teletrabajador debe evitar

08/04/2010

Sabemos que muchos de las personas que solicitan nuestros servicios de telesecretariado trabajan desde casa. Las secretarias por teléfono pueden ser la solución para todo tipo de trabajadores liberales, desde traductores hasta abogados, pasando por periodistas o empresarios que están comenzando y aún no tienen oficina. Trabajar desde casa tiene muchas ventajas pero también muchos inconvenientes, y uno de ellos es que la excesiva comodidad puede revertir en un descenso de la productividad. Veamos cinco hábitos que entorpecen al teletrabajador:

1. Trabajar en pijama puede hacer disminuir la productividad y la autoconfianza del teletrabajador. Si estás trabajando desde casa y tienes que hablar por teléfono con un cliente mientras estás en pijama, es posible que le transmitas cierta dejadez. Además, es fundamental que tu cerebro se ponga en “modo trabajo” y cambiar de ropa para ello puede ser un buen método.

2. No tener un horario laboral fijo también influye negativamente en el teletrabajador porque al final la jornada laboral acaba engullendo todo el día. Haz coincidir tus horas de trabajo con tus ratos más productivos, ya sean durante el día o durante la noche.

3. Estar sentado todo el día. ¿Sabías que los profesionales que trabajan desde casa ganan una media de 10kg su primer año? Organízate descansos cada hora o cada hora y media y procura caminar un rato cada día.

4. No tener vacaciones. Un problema frecuente de los autónomos es que no tienen vacaciones pagadas, por lo que tienden a no interrumpir su trabajo nunca. Es mejor coger periodos pequeños que ponerse enfermo por no descansar lo suficiente.

5. Trabajar en un entorno no-productivo. Organiza tu zona de trabajo para que esté ordenada y tengas a mano todo lo que necesitas.

Un 16% de los estadounidenses trabajan desde casa

08/03/2010

En La Vanguardia hay un interesante artículo sobre el teletrabajo, que ya es la opción elegida por un 16% de la población activa en EEUU. Cerca de 24 millones de personas trabajan desde sus casas, cifra que ha aumentado un 5% desde 2001.

Estas personas se benefician de las posibilidades de Internet y de las telecomunicaciones para desempeñar desde sus casas sus trabajos diarios, y según la Oficina de Estadísticas de Empleo de Estados Unidos, esta cifra no para de crecer. Hay empresas como la citada en el artículo, Jetblue, que han visto cómo optar por el teletrabajo de sus empleados en nómina ha hecho aumentar la productividad un 25%.

El teletrabajo requiere una disciplina férrea para poder distinguir dentro de casa los momentos de trabajo y los momentos de ocio, pero es cierto que en general las empresas que lo prueban no vuelven al estado anterior debido a que los trabajadores realizan sus tareas de manera eficiente, flexible y perciben que tienen más tiempo libre aunque la jornada laboral sea de las mismas horas.

Ventajas de la externalización en la PYME

26/02/2010

Ya hemos hablado en otra ocasión de cómo la externalización puede traer un ahorro de costes a una PYME o a un autónomo, pero veamos a fondo cuáles son las ventajas:

  • La especialización: si se externaliza algún servicio, quien lo desempeñe estará mucho más especializado que si se contrata a alguien para realizarlo.
  • El nivel de experiencia: al ser una empresa especializada, se habrá encontrado con ciertos problemas recurrentes más veces y tendrá más facilidad para resolverlo.
  • Ahorro no solo de costes por contratar a alguien sino también de hueco en la oficina, de material informático…
  • Mayor oferta, ya que normalmente varias empresas dan el mismo servicio, por lo que es posible comparar y elegir el que más se ajusta a las necesidades de cada uno.
  • Mayor cobertura, porque las empresas especializadas tienen horarios más amplios, incluso sin problemas si una persona causa baja ya que puede ser sustituido por un compañero.

Artículos de oficina desaparecidos: el papel de calco

12/02/2010

Hace unos años, cuando se entraba en una oficina te recibía el rumor de las máquinas de escribir repiqueteando. Desde esa época a hoy en día, hay objetos que han desaparecido de las oficinas sin dejar rastro (y la máquina de escribir aún no es uno de ellos, pero le falta poco) mientras han sido sustituidos por otros más modernos o que cumplen mejor su función.

Una de las cosas que han ido desapareciendo de las oficinas es el papel de calco, esas hojas que te tiznaban las manos las cogieras como las cogieras y que se colocaban entre dos folios para que lo que había escrito en el superior se traspasara al inferior. Esos papeles servían tanto para usarlos con las ya mencionadas máquinas de escribir como en la escritura a mano, con lo que no hacía falta hacer fotocopias posteriores.

Hoy en día ¿quién tiene papel de calco en sus oficinas? Ha sido sustituido por los escáneres, las fotocopiadoras y en los impresos por ese papel especial que es blanco por las dos caras que ni mancha ni deja huella. Eso sí, de momento no lo echamos de menos.

La historia del secretariado

09/02/2010

La palabra “secretario” viene directamente del latín, del participio del verbo secernere, secretum, que significaba “distinguir” o “discernir”. Un secretarius era la persona que llevaba los negocios en secreto sobre todo para una persona poderosa como un noble. Esta figura se comenzó a popularizar en el Renacimiento y fue en el siglo XIX cuando ya se constituyó en una figura estable que se ocupaba sobre todo de la correspondencia diaria y de otro tipo de ayudas para los poderosos.

Con el tiempo, el título se fue ampliando y un secretario fue asumiendo distintas funciones, con una cierta especialización. Encontramos, pues, un secretario financiero, un secretario general… Dejando simplemente la palabra “secretario” para los puestos menos concretos.

Con la invención de la máquina de escribir en la década de 1880, muchas mujeres entraron en el campo del secretariado y a partir de la Primera Guerra Mundial, el puesto de secretaria ha sido asociado a las mujeres tradicionalmente, aunque últimamente se ha igualado la proporción de ambos sexos.

Hoy en día es rara la empresa mediana que no tiene un secretario o secretaria para organizar llamadas, mantener al día la agenda o realizar tareas imprescindibles para la marcha de la empresa pero no relacionadas directamente con su actividad principal.

Vía | Wikipedia

La gestión de la agenda es fundamental para las PYMES

08/02/2010

La hoja de ruta de los arquitectos es el plano; la de los músicos es la partitura y la de las PYMEs es la agenda. En todos estos casos, usan su herramienta para saber cuáles van a ser los siguientes pasos, dónde poner énfasis y cuáles son los tiempos que hay que complir. Si un arquitecto tiene que saber cómo de grandes van a ser las estancias de la casa, una empresa tiene que saber cuándo hay que entregar los trabajos, cuándo son las reuniones y la lista de prioridades en las tareas pendientes.

Para llevar al día una agenda, hay quien prefiere tenerla en papel pero cada vez más hay quien se pasa a lo digital. Desde la invención de las agendas electrónicas, hay varias posibilidades de software para gestionar agendas:

  • La agenda de Microsft Outlook. El clásico de los clásicos, instalado en la mayoría de ordenadores de las empresas. Tiene la ventaja de que, al estar tan extendido, es posible mandar citas prácticamente a cualquiera porque las recibirán sin problemas. Además es exportable y tiene versión para los teléfonos móviles.
  • Google Calendar. La  aplicación para calendarios gratuita de Google puede servir como agenda sin problema. Como ventaja, se puede acceder a ella desde cualquier lugar ya que almacena los datos en la nube pero también permite trabajar offline desde hace unos meses.
  • Thunderbird es el cliente de correo de Mozilla, con la ventaja de que es software libre y gratuito. Tiene un aspecto muy similar a Outlook y la ventaja de que es totalmente compatible con éste.

Todas estas aplicaciones no servirían de nada si no se hace un trabajo de mantenerlas al día, gestionando las alertas y comprobando que los clientes han aceptado las citas.