¿Te has planteado externalizar?

En momentos difíciles como los que estamos viviendo, no hay empresa que no busque ahorrar costes en todos los departamentos y actividades, racionalizar recursos es clave para adaptarse a situaciones de crisis y poder salir airoso de ellas, y una de las soluciones posibles y que es muy recomendable que te plantees en tu empresa es la externalización de servicios y actividades que no son tu core business, que no aportan valor añadido y que no resultan críticas, en ese sentido Yorespondo es una solución ideal, dándote un servicio completo de secretariado.

Externalizar servicios es una práctica muy saludable para las organizaciones que tiene muchas y claras ventajas, a continuación te mostramos algunas de ellas:

• Ahorro de costes:  permite tener una estructura más esbelta y hace que se variabilicen costes fijos y todo esto.

• Escalabilidad: si existen picos y valles de demanda, la externalización da respuestas adecuadas a las necesidades de cada momento. Además se puede dar una respuesta rápida y ágil a posibles contingencias.

• Concentración en el core business: la empresa se concentra en lo que realmente añade valor, en lo que realmente sabe hacer bien.

• Servicio permanente: cuando contamos con empleados para realizar ciertas tareas hay que tener planeado que haremos cuando tengan vacaciones, bajas laborales, etc. si externalizamos dicha actividad este “problema” no lo tendremos.

• Especialización: la empresa externa será una especialista en la actividad que realiza con lo que es muy probable que la realice mejor y más eficientemente que nosotros.

Como se puede comprobar las ventajas son numerosas y nos pueden dar una ventaja competitiva frente al resto del mercado, sin embargo en un proceso de externalización es muy importante calcular cuáles van a ser los ahorros, los riesgos, etc. ya que como todo, también tiene sus inconvenientes como por ejemplo:

• Pérdida de control: podemos perder el control sobre ciertas actividades, por ello es importante externalizar sólo en las que no añadan valor. Si queremos llevar un control exhaustivo nuestros costes subirán y habrá que evaluar si es beneficioso el proceso.

• Costes más altos: como hemos dicho, es indispensable analizar muy minuciosamente este aspecto porque puede ser que en caso contrario no se consiga el ahorro esperado, o lo que es peor, que los costes sean mayores.

• Niveles de servicio: puede que los niveles de servicio no sean adecuados, por ello es muy importante que se definan y acuerden los SLA (Service Level Agreement) con la empresa externa.

Para un emprendedor, externalizar servicios como el secretariado, informática o logística puede permitirle comenzar su aventura con una estructura más ligera, lo que significa una inversión y un riesgo menores. Además en un momento en el que lo importante es realizar su actividad y captar clientes le ayuda a centrarse en sus objetivos sin que se tenga que distraer de ellos.

Y ¿en qué áreas podríamos externalizar? Pues, depende mucho del sector y actividad que realice la empresa pero en principio las siguientes serían las primeras candidatas:

• Recursos Humanos
• Logística
• IT
• Administración y Contabilidad
• Actividades auxiliares (limpieza, seguridad, etc.)
• Ventas

La externalización, la salida de las PYMEs a la crisis

En 2010 hemos visto cómo los índices económicos han ido descendiendo hasta niveles que desconocíamos hace muchos años y muchas empresas se han visto obligadas a reducir drásticamente sus presupuestos. Algunas empresas han decidido disminuir sus servicios pero otras han optado por la externalización.

La externalización es la solución que prima para aquellos que quieren ahorrar sin tener que prescindir del trabajo más profesional y sin que sus relaciones con clientes se resientan. En estos casos, la productividad es la gran beneficiada, justo por detrás del presupuesto.

Gracias a la externalización, las PYMEs pueden ofrecer unos servicios más amplios a los clientes, que en vez de irse buscando diversas empresas que le den distintos servicios, optarán por la que se los de más sencillos.

Las 10 habilidades ocultas del emprendedor

Comenzar tu propia empresa es difícil, y normalmente te etiquetas a ti mismo como «contable», «diseñador», «escritor», «transportista»… pero lo cierto es que ser autónomo requiere otras habilidades ocultas, tal y como nos cuentan en el blog Freelance Folder. Veamos:

1. Director de negocio.
2. Contable
3. Recaudador de impagos
4. Director de recursos humanos
5. Director de proyectos
6. Representante de atención al cliente
7. Vendedor
8. Gestor de Social Media
9. Blogger
10. Empleado de la limpieza

Al menos al principio, el emprendedor tiene que agrupar en sí mismo todas estas funciones. Menos mal que hay algunos servicios, como la secretaría, que se pueden externalizar.

Cómo montar una PYME con teletrabajadores

Leemos en la web de Emprendedores, dentro de un especial que tienen dedicado al teletrabajo varias ideas para todos aquellos que estéis pensando montar una pequeña empresa en la que los trabajadores lo hagan desde sus casas. Tal vez no sea la idea de muchos autónomos pero en tiempos de crisis hay que tomar medidas extraordinarias, así que ¿por qué no crear una empresa en la nube?

En primer lugar, habría que buscar un equipo de personas responsables que sean capaces de llevar a cabo su trabajo aunque no haya nadie controlándolas a su lado y con la suficiente disciplina como para respetar un horario y unos plazos de entrega de su trabajo. Además el equipo debe ser colaborativo y organizado. También habría que buscar un software específico para realizar el trabajo desde casa y dotar a la empresa con unos servidores potentes que centralicen los datos y que no fallen en caso de que se caiga la conexión.

A continuación hay que fijar unos objetivos y una remuneración en función de la valía y de la carga de trabajo de cada uno. Ten en cuenta si vas a poner tú la tecnología o corre a cargo de cada trabajador, etc.

Plantéate si quieres externalizar alguna de las tareas, como pueden ser los técnicos informáticos, la secretaria u otras labores que haga falta realizar.

Por último, no escatimes en tecnología porque va a ser lo que va a marcar la diferencia entre una empresa del montón y las mejores empresas de cada sector. Utiliza todos los backup que necesites y cuenta siempre con la posibilidad de estar conectado dondequiera que estés.

Las 7 revoluciones para los autónomos de la última década

Vivimos en un mundo cambiante, de eso no hay duda. Hoy os proponemos hacer un ejercicio de reflexión para repasar cuáles han sido los últimos cambios que han acontecido en el entorno del autónomo y que han transformado para siempre la manera a la que se enfrenta a su tarea. Pensemos que nos encontramos ante un autónomo-tipo de abril del año 2000. ¿Qué sería distinto?

1. El efecto 2000 no tuvo ninguna repercusión. Hubo una fuerte inversión en tecnología para que los semáforos no se volvieran locos ni sucedieran todo tipo de hecatombes con el temido Y2k. Finalmente nada sucedió, pero la inversión tecnológica no se recuperó tan fácilmente.

2. La caída de la prensa escrita, que ha llevado a muchas empresas a plantearse otras maneras de anunciarse. Hace un par de años cerró incluso el diario Segunda Mano, en el que era fácil encontrar todo tipo de ofertas laborales e inmobiliarias.

3. La llegada de los blogs. Cada vez hay más autónomos que en vez de publicitarse sólo en su web, abren un blog y explican su experiencia diaria. Por supuesto, en los últimos años se ha visto reforzado por la presencia en Facebook y Twitter.

4. El trabajo por ordenador para todas las tareas. Si en 2000 aún veíamos algunas máquinas de escribir en las oficinas españolas, están cada vez más en vías de extinción. Hoy en día todo se hace por Internet y es relativamente complicado encontrar tinta para este tipo de máquinas.

5. Los social media y todo el mundo 2.0. Las recomendaciones viajan a la velocidad de la luz en este año 2010 que estamos viviendo, ya se acabó repartir folletos porque la nueva comunicación de nuestros servicios como autónomos se hace en Internet antes que por buzoneo.

6. Los fax están en vías de extinción. En ocasiones, se acaba antes escaneando un documento que mandándolo por fax, ya que están desapareciendo de las oficinas a pasos agigantados.

7. La recesión ha cambiado la manera en la que los autónomos hacemos negocios. Cada vez tendemos más al ahorro de costes, a la externalización y usamos todas las herramientas necesarias para optimizar el tiempo que estamos trabajando. El teletrabajo está a la orden del día.

Las empresas creen que el absentismo laboral es la principal barrera para la productividad

El informe «Crecimiento y productividad, 50 propuestas para mejorar la productividad», elaborado por el Instituto de la Empresa Familiar, señala al absentismo laboral como el principal obstáculo para aumentar la productividad de las empresas españolas. De hecho, el 37% de las empresas preguntadas afirma que ese es su principal problema.

Esade y la mutua Egarsat han elaborado un estudio en el que señalan que sólo un 20% del absentismo dura entre cinco y diez días. La duración media de las ausencias oscila entre 7,2 días por enfermedad; 3,5 días por motivos personales y 2,2 días por accidente. Entre los motivos personales tienen más incidencia las visitas al médico (22,9%), la conciliación de la vida laboral y personal (21,4%), la asistencia a entierros o el permiso por defunción de familiares y trámites.

Como hemos dicho otras veces, una de las soluciones al absentismo laboral puede ser la externalización de los servicios que se puedan hacer fuera de la empresa, tales como labores de secretariado telefónico o especializadas como abogados o asesores. Teniendo un equipo de personas al frente de una tarea, garantiza que siempre haya alguien de guardia cuando surge algún imprevisto.

Ventajas de la externalización en la PYME

Ya hemos hablado en otra ocasión de cómo la externalización puede traer un ahorro de costes a una PYME o a un autónomo, pero veamos a fondo cuáles son las ventajas:

• La especialización: si se externaliza algún servicio, quien lo desempeñe estará mucho más especializado que si se contrata a alguien para realizarlo.
• El nivel de experiencia: al ser una empresa especializada, se habrá encontrado con ciertos problemas recurrentes más veces y tendrá más facilidad para resolverlo.
• Ahorro no solo de costes por contratar a alguien sino también de hueco en la oficina, de material informático…
• Mayor oferta, ya que normalmente varias empresas dan el mismo servicio, por lo que es posible comparar y elegir el que más se ajusta a las necesidades de cada uno.
• Mayor cobertura, porque las empresas especializadas tienen horarios más amplios, incluso sin problemas si una persona causa baja ya que puede ser sustituido por un compañero.

¿Qué criterios condicionan las compras de un emprendedor?

En una PYME hay que mirar bien en qué se invierten los recursos. Cada compra es examinada con lupa por parte de la persona encargada de decidir dónde se gasta el dinero, y la revista Emprendedores ha reunido las principales motivaciones de estas empresas a la hora de invertir:

• La funcionalidad: no sólo que la inversión le sirva para algo (eso se sobreentienda) sino que sepa utilizar la tecnología o el servicio que contrate, de manera que pueda sacarle todo el partido.
• Utilidad empresarial: que el emprendedor vea claro qué valor aporta su compra a la empresa.
• Facilidad de uso: el emprendedor valora que no tenga que contratar a nadie para utilizarlo. En tecnología valoran un interfaz intuitivo y que les resulte familiar, por ejemplo.
• Todo en uno: que el proveedor les solucione los problemas del mismo área de servicios. Si el emprendedor contrata una compañía móvil, lo habitual es que elija la misma para el fijo y para Internet.
• Comodidad: aquí se escoge sobre todo por cercanía y por referencias de otros empresarios
• Precio: por supuesto, el precio es una variable fundamental a la hora de decantarse por un servicio frente a otros.

¿Cerrar para investigar o investigar en movimiento?

La semana pasada nos sacudió la noticia de que Ferrán Adriá iba a cerrar su restaurante, el Bulli, para investigar. Llama la atención de que el considerado el mejor restaurante del mundo, que no abre todo el año, tenga que tomarse una pausa, aunque lo cierto que poder permitirse eso sería el sueño de cualquier empresario.

En la dinámica económica en la que se hallan la mayoría de las empresas españolas, la única solución posible es seguir trabajando mientras se investigan nuevas maneras de optimización del negocio o directamente se intentan nuevos métodos a través del tradicional «ensayo-error». Otra solución sería intentar sacar tiempo de cada jornada laboral, bien externalizando ciertas tareas o ampliando la plantilla para poder redistribuir el trabajo.

En estos casos, las escuelas tradicionales lo que recomiendan es ir paso a paso por el camino sin detenerse… a no ser que tengas montado un negocio que sea el mejor del mundo en tu categoría y te puedas permitir una pausa de dos años.

La externalización como camino al ahorro de costes

En ocasiones, un emprendedor tiene una idea y cuando llega el momento de ponerla en práctica, se encuentra con que para ello necesita una infraestructura más elaborada de lo que parecía a simple vista. Un servicio técnico, un abogado o una secretaria pueden ser piezas claves en el entramado de la nueva empresa que se quiera iniciar.

En ocasiones, los emprendedores recurren a amigos o conocidos que les hacen un favor ayudándoles por ejemplo en alguna duda legal que les surja, pero cuando ya se llevan varios meses de andadura se hace necesario recurrir a una solución más permanente. En ese momento hay dos opciones:

a) Contratar a alguien más

b) Externalizar un servicio

Normalmente la externalización suele salir más económica que el aumentar la plantilla de la empresa, con la ventaja de que además estamos contratando a trabajadores muy especializados en ciertas tareas y por lo tanto muy competentes. Existen muchísimas empresas que se dedican a ofrecer este tipo de servicios, cada una en un aspecto. Las hay que ofrecen servicios jurídicos, servicios de asesoría, traductores, secretariado… prácticamente se pueden cubrir todas las necesidades de una pequeña empresa externalizando parte de su proceso productivo.